Wichtige Tipps zur Veranstaltungsregistrierung, bevor Ihre Veranstaltung live geschaltet wird

Durch den Administrator

17. Februar 2023

Bei der Verwendung von Leihgeräten für die Registrierung von Choose 2 Rent zum Drucken von Namensschildern auf Abruf müssen unsere Kunden eine Software für die Registrierung und den Druck von Namensschildern vor Ort verwenden, um die Teilnehmer einzuchecken und Namensschilder auf Abruf zu drucken. Dies sollte Teil JEDER Registrierungsstrategie sein. Bevor ein Veranstalter bei der Veranstaltung eintrifft, sollten diese wichtigen Tipps zur Veranstaltungsregistrierung berücksichtigt werden, damit sie rechtzeitig in der Registrierungsplattform eingerichtet werden können.

Zu beachtende Dinge

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Hardware-Einrichtung kennen. Was die Hardware angeht, sollten Sie nur ein grundlegendes Verständnis dafür haben, wie alles funktionieren wird. Drucken Sie von einem Computer oder einem iPad aus? Und wie werden diese Geräte dann mit dem Drucker kommunizieren? Für das Drucken über Wi-Fi müssen sich die Geräte im selben Netzwerk befinden, sodass Sie wahrscheinlich einen Router benötigen. Wenn Sie einen Router verwenden, müssen Sie sich überlegen, wie er auf das Internet zugreifen soll. Wir bieten Mobilfunk-Router an, empfehlen aber immer eine Festverbindung, da die Mobilfunkverbindung als Ausfallsicherung genutzt werden sollte. Wenn Sie sich für eine kabelgebundene Verbindung mit Laptops entscheiden, die an den Drucker angeschlossen sind, müssen Sie nur sicherstellen, dass Sie die richtige Anzahl von Laptops zugewiesen haben und dass die Laptops in der Nähe der Drucker bleiben müssen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Software-Einstellungen kennen. Was die Software betrifft, so sollten Sie wissen, was in der von Ihnen verwendeten Veranstaltungs-App möglich ist. Welche Check-in-Optionen sind verfügbar? Welche Drucker sind kompatibel? Wie wird die Eventmanagement-Software mit den Druckern verbunden? Diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden, damit Sie sicherstellen können, dass die App alles kann, was Sie brauchen. Diese Ausweisplattformen bieten auch eine Fülle von Anpassungsmöglichkeiten, z. B. für den Kioskmodus, die Handhabung von Walk-Ins und andere Bereiche des Check-In-Prozesses. Informieren Sie sich also ausführlich darüber, damit Sie den Registrierungsprozess für Ihre Veranstaltung genau nach Ihren Vorstellungen gestalten können. Vergewissern Sie sich schließlich, dass alle Mitarbeiter vor Ort mit der Software vertraut sind, damit sie den Teilnehmern beim Einchecken helfen oder kleinere Probleme beim Einchecken selbst beheben können.

1. Abzeichen-Design. Bei der Gestaltung von Namensschildern sollten Sie darauf achten, dass die Abmessungen Ihres Namensschildes der Größe Ihres Namensschildes entsprechen. Wenn Sie also 4 x 6 Abzeichen haben, brauchen Sie ein 4 x 6 Abzeichen-Design. Wenn Ihr Ausweis ein doppelseitiger 4 x 3-Ausweis ist, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Ausweisdesign 4 x 3 groß und gespiegelt ist. Ihr Ausweis sollte neben den Gästeinformationen immer auch die Markenidentität Ihrer Veranstaltung enthalten.

1. Registrierungsarten. Die meisten Badge-Plattformen verfügen über Registrierungstypen. Diese dienen als Kennung für die Teilnehmer. Zum Beispiel Presse, VIP, allgemeiner Zutritt, usw. Die verschiedenen Registrierungsarten können dann ihre eigenen Badge-Designs haben. Einige Softwareprogramme können auch mehrere Ausweisdesigns pro Registrierungsart zulassen. Seien Sie vorsichtig und stellen Sie sicher, dass der gleichen Registrierungsart keine doppelten Ausweisdesigns zugewiesen werden, um Doppeldruckprobleme zu vermeiden. Durch die Überprüfung der Registrierungsarten wird der Check-in-Prozess reibungslos gestaltet und sichergestellt, dass die nach der Veranstaltung bereitgestellten Anwesenheitsstatistiken aussagekräftig sind.

1. Machen Sie einen Testlauf. Ein guter Testlauf ist immer ein lohnendes Unterfangen. Erstens haben Sie die Gewissheit, dass alles funktioniert, weil Sie es vorher sehen können. Wenn Probleme auftauchen, können Sie sie lösen, ohne dass Sie unter dem Druck stehen, dass die gesamte Veranstaltung live geht oder bereits live sein soll. Außerdem wird der Aufbau während der Veranstaltung reibungslos verlaufen, weil Sie es schon einmal gemacht haben.

1. Verfolgen Sie einen dynamischen Ansatz. Es ist immer von Vorteil, eine Person vor Ort zu haben, die die Software auf Administratorebene kontrolliert. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, ist es am besten, jemanden vor Ort zu haben, der diese Änderungen sofort vornehmen kann, anstatt sich auf jemanden zu verlassen, der möglicherweise nicht verfügbar ist. Auf diese Weise werden Ausfallzeiten vermieden, die entstehen, wenn man darauf warten muss, dass jemand reagiert und Änderungen vornimmt.

Die Do's und Don'ts beim Versand von Leihmaterial zu Veranstaltungen

DO's

1. - Vergewissern Sie sich, dass Sie den Ereignisnamen angeben.
2. - Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sendung an eine Person adressieren, die an der Empfangsadresse physisch anwesend ist.
3. - Verwenden Sie eine inländische Telefonnummer für das Land, in das Sie versenden möchten.
4. - Vergewissern Sie sich, dass jemand anwesend ist, um für die wertvolle Sendung zu unterschreiben. Bei allen unseren Sendungen muss jemand anwesend sein und unterschreiben.
5. - Überprüfen Sie die Lieferadresse. Mietgeräte können verspätet geliefert werden, wenn die falsche Postleitzahl oder Adresse angegeben wird und unser Spediteur die Sendung umleiten muss.
6. - Prüfen Sie die Packliste! Vergewissern Sie sich, dass Ihre Veranstaltung über die notwendige Ausrüstung für eine erfolgreiche Veranstaltung verfügt.
7. - Informieren Sie die Lieferstelle, dass Sie die Ausrüstung erwarten. Wenn das Hotel oder Kongresszentrum unser Paket nicht erwartet, kann es an uns zurückgeschickt werden und zu Verzögerungen führen.
8. - Vergewissern Sie sich, dass die Miet- und Veranstaltungsdaten stimmen. Stellen Sie sicher, dass die Ausrüstung rechtzeitig zum Aufbau und zur Veranstaltung eintrifft. Wenn der Veranstaltungsort oder das Kongresszentrum bestimmte Termine für die Ankunft der Ausrüstung vorgibt, sollten Sie uns dies mitteilen.

Was man nicht tun sollte

1. - Vergessen Sie nicht, spezielle Versandanweisungen beizufügen! (Die Veranstaltungsorte lehnen Sendungen ab, wenn sie nicht wissen, wofür der Karton bestimmt ist, oder die Fahrer wissen nicht, wohin sie liefern sollen, wenn sie keine Anweisungen für die Laderampe, den Empfang oder spezielle Bereiche haben).
2. - Vergessen Sie nicht, den Firmennamen des Zustellungsorts anzugeben (oft gibt es an einer einzigen Adresse mehrere Firmen).
3. - Vergessen Sie nicht, gegebenenfalls die Zimmer- oder Etagennummer anzugeben!
4. - Vergessen Sie nicht, dass internationale Sendungen eine Zollabfertigung benötigen! (Es kann zu Verzögerungen bei der Zollabfertigung kommen, die wir am besten vermeiden können, indem wir die Importnummer, Unternehmensregistrierung oder Identifikationsnummer des Kunden verwenden. Beispiele hierfür sind EIN, SSN, VAT, GST, RFC, usw. Eine verspätete Sendung kann eine ganze Veranstaltung verzögern)

Machen Sie Ihre nächste Veranstaltung zu einem Erfolg mit Choose 2 Rent

Um Ihren Teilnehmern ein nahtloses Event-Erlebnis zu bieten, sollten Sie für Ihre nächste Veranstaltung mit Choose 2 Rent zusammenarbeiten. Mit unserer Veranstaltungstechnologie nehmen wir Ihnen die Mühe der Veranstaltungsplanung ab. 

Befolgen Sie diese und weitere Tipps zur Veranstaltungsregistrierung in unserem Blog, um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten. 

Choose 2 Rent ist das führende internationale Unternehmen für die Vermietung von Veranstaltungstechnik. Mit Standorten in den USA, Großbritannien, Asien und Australien sind wir in der Lage, Veranstaltungsplanern rund um den Globus bei der Organisation von Veranstaltungen mit Hilfe von Technologie zu helfen. Dazu gehören Systeme für die Veranstaltungsregistrierung, Ausweisdrucker, drahtlose Internet-Router und andere Technologien, die einen freundlichen Registrierungsprozess für die Teilnehmer gewährleisten.   

Choose 2 Rent hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Zukunft von Veranstaltungen zu einem nahtlosen Erlebnis für Veranstaltungsplaner und -teilnehmer zu machen. Wenden Sie sich noch heute an Choose 2 Rent, um die beste Veranstaltungstechnologie zu erhalten, bevor Sie Ihre nächste Veranstaltung ausrichten.