Perfekte Ankunft der Teilnehmer im Jahr 2023

Durch den Administrator

30. Januar 2023

In der schnelllebigen Welt von heute ist es für den Erfolg von Veranstaltungen unerlässlich, Prozesse zu straffen und effizienter zu gestalten. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen, bei denen jede Sekunde zählt. Im Jahr 2023 haben Veranstaltungsorganisatoren die einmalige Gelegenheit, die Ankunft der Teilnehmer zu perfektionieren, indem sie ein optimiertes Check-in-System und Veranstaltungskioske einführen. Mit der richtigen Technologie können Veranstaltungsplaner die Teilnehmer schnell einchecken, die Gästelisten verwalten und allen Beteiligten ein reibungsloses Erlebnis bieten. Dieser Artikel befasst sich mit den neuesten Trends und Technologien im Bereich der Check-in- und Kiosksysteme für Veranstaltungen und gibt praktische Tipps für Veranstalter, die die Teilnehmerzahlen im Jahr 2023 verbessern möchten.

Sammeln Sie so viele Teilnehmerinformationen wie möglich im Voraus

Das frühzeitige Sammeln von Informationen über Veranstaltungsteilnehmer ist entscheidend für die Optimierung des Check-in-Prozesses. Wenn diese Informationen sofort verfügbar sind, können die Organisatoren am Tag der Veranstaltung wertvolle Zeit und Ressourcen sparen und sicherstellen, dass der Check-in-Prozess für alle Teilnehmer reibungslos verläuft. Mit einem Online-Formular für die Veranstaltungsregistrierung am Point of Sale ist dies schnell erledigt.

Einer der entscheidenden Vorteile der Erfassung von Anmeldedaten vor der Veranstaltung besteht darin, dass die Wartezeiten erheblich verkürzt werden können und der Prozess für alle Beteiligten wesentlich effizienter wird.

Ein weiterer Vorteil der frühzeitigen Erfassung von Gästedaten besteht darin, dass genauere Gästelisten erstellt werden können. Wenn die Organisatoren genau wissen, wer an der Veranstaltung teilnimmt, können sie die Logistik besser planen, z. B. die Sitzordnung und das Catering. So kann sichergestellt werden, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft und alle Teilnehmer eine positive Erfahrung machen.

Das frühzeitige Sammeln von Informationen aus der Teilnehmerliste ermöglicht auch eine effektivere Kommunikation mit den Teilnehmern. Veranstaltungsorganisatoren können die gesammelten Informationen nutzen, um wichtige Aktualisierungen, Erinnerungen und Folgeumfragen zu versenden. Dies kann die Zufriedenheit der Teilnehmer erhöhen und die Veranstaltung unvergesslich machen, insbesondere wenn Sie eine größere Veranstaltung ausrichten.

Event-Kioske sind das ideale Check-In-System für Veranstaltungen

Event-Kioske sind eine All-in-One-Lösung, um die Einlasszeit für die Teilnehmer bei der Ankunft zu verkürzen. Diese Selbstbedienungsstationen ermöglichen das Einchecken, die Erstellung von Ausweisen, das Ausdrucken von Tickets, den Zugriff auf Veranstaltungsinformationen und das Scannen von Tickets - und das alles ohne Unterstützung durch das Veranstaltungspersonal. Dies kann die Wartezeiten erheblich verkürzen und das Gesamterlebnis für die Teilnehmer verbessern.

Einer der Hauptvorteile von Veranstaltungskiosken ist, dass sie eine große Anzahl von Teilnehmern gleichzeitig bedienen können. Dies ist vor allem zu den Stoßzeiten nützlich, z. B. zu Beginn der Veranstaltung oder in den Pausen, wenn die Warteschlangen lang sein können. Event-Kioske können den Check-in mehrerer Teilnehmer gleichzeitig schnell abwickeln, was die Wartezeiten verkürzt und den Prozess effizienter macht.

Event-Kioske bieten auch ein hohes Maß an Flexibilität. Die Teilnehmer können nach ihrem eigenen Zeitplan einchecken, ohne an die Verfügbarkeit des Personals gebunden zu sein. Darüber hinaus können Event-Kioske an strategisch günstigen Stellen auf der Veranstaltung platziert werden, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer schnell und einfach einchecken können, egal wo sie sich befinden.

Event-Kioske bieten auch viele Optionen für die individuelle Gestaltung des Check-in-Prozesses. Organisatoren können die Oberfläche des Kiosks an das Branding der Veranstaltung anpassen und Logos, Farben und Nachrichten hinzufügen, die zum Thema der Veranstaltung passen.

Wechsel zum Druck von Ausweisen vor Ort im Jahr 2023

Der Druck von Ausweisen vor Ort ist ein wesentlicher Bestandteil eines idealen Check-in-Erlebnisses bei Veranstaltungen. Er ermöglicht es Veranstaltern, schnell und einfach Ausweise für die Teilnehmer bei ihrer Ankunft zu drucken, ohne dass ein Vordruck oder Versand erforderlich ist. Dies kann die Effizienz des Check-in-Prozesses erheblich steigern und das Gesamterlebnis für die Teilnehmer verbessern.

Einer der Hauptvorteile des Drucks von Ausweisen vor Ort ist, dass er Aktualisierungen in Echtzeit ermöglicht. Wenn sich die Daten eines Teilnehmers ändern oder er sich in letzter Minute für eine Veranstaltung anmelden muss, können die Organisatoren vor Ort schnell einen neuen Ausweis drucken. Dies kann besonders bei Veranstaltungen mit einer großen Teilnehmerzahl oder bei Veranstaltungen, die über einen längeren Zeitraum stattfinden, nützlich sein.

Der Druck von Namensschildern vor Ort ermöglicht auch eine größere Flexibilität bei der Gestaltung der Schilder. Veranstaltungsorganisatoren können die Namensschilder leicht an das Thema oder das Branding der Veranstaltung anpassen und wichtige Informationen wie den Namen des Teilnehmers, das Unternehmen oder die Art des Tickets einfügen. Dies kann dazu beitragen, der Veranstaltung ein professionelleres und einheitlicheres Aussehen zu verleihen.

Der Druck von Ausweisen vor Ort trägt auch zur Erhöhung der Sicherheit bei, da ein physischer Nachweis der Anwesenheit erbracht wird. Es ist unwahrscheinlicher, dass Teilnehmer ihre Ausweise oder Tickets verlieren, und es ist schwieriger für jemanden, sich unbefugt Zugang zur Veranstaltung zu verschaffen.

Event-Apps sind hier zu bleiben

Check-in-Apps für mobile Geräte werden bei Veranstaltern immer beliebter, um den Einlassprozess zu vereinfachen und eine alternative Plattform für den Kartenverkauf zu bieten. Eine Check-in-App ermöglicht es den Teilnehmern, über ihr eigenes Smartphone einzuchecken und auf Veranstaltungsinformationen zuzugreifen, ohne dass traditionelle Check-in-Methoden wie die Registrierung auf Papier erforderlich sind.

Einer der Hauptvorteile von Check-in-Apps für Veranstaltungen besteht darin, dass sie ein schnelles und einfaches Einchecken und die Ausstellung von Veranstaltungstickets ermöglichen. Die Teilnehmer können einfach einen QR-Code scannen oder einen eindeutigen, vom Veranstalter bereitgestellten Code verwenden, und ihre Informationen werden automatisch aus einer vorausgefüllten Registrierungsliste abgerufen. Dies kann die Wartezeiten erheblich verkürzen und das Gesamterlebnis für die Teilnehmer verbessern.

Mobile Veranstaltungs-Apps bieten auch ein hohes Maß an Flexibilität. Die Teilnehmer können nach ihrem eigenen Zeitplan einchecken, ohne an die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gebunden zu sein. Darüber hinaus können Veranstalter die App nutzen, um Push-Benachrichtigungen mit wichtigen Aktualisierungen oder Informationen über die Veranstaltung an die Teilnehmer zu senden, z. B. wann eine Keynote beginnen soll.

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