Ideen für Check-In und Registrierung bei Veranstaltungen zur Verbesserung des Gästeerlebnisses

Durch den Administrator

10. Januar 2023

Die Registrierung und der Check-in sind die erste Gelegenheit, einen bleibenden Eindruck bei Ihren Teilnehmern zu hinterlassen. Es ist die erste Interaktion, die sie mit Ihrer Organisation haben, und Sie sollten sie nutzen. 

Schätzungen zufolge wird die Zahl der Veranstaltungen im Jahr 2023 zum ersten Mal seit der Pandemie das Niveau vor der Pandemie übersteigen. Sie möchten, dass Ihre Konferenz den richtigen Eindruck für künftige Veranstaltungen hinterlässt.

Sie möchten, dass die Registrierung zu Ihrer Veranstaltung nahtlos und bequem für alle Teilnehmer abläuft, aber das passiert nicht von selbst. Es erfordert viel Arbeit und Planung seitens der Veranstaltungsorganisatoren. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie den Check-in-Prozess am Veranstaltungstag optimal gestalten können!

Die Registrierung beginnt nicht am Veranstaltungstag

Beginnen Sie Monate vor der Veranstaltung mit der Erstellung Ihrer Gästeliste. Fordern Sie die Teilnehmer auf, ein Online-Anmeldeformular für die Veranstaltung auszufüllen, wenn sie ihre Tickets für die bevorstehende Veranstaltung kaufen. 

Wir versprechen Ihnen, dass es zwar als zusätzliche Hürde erscheinen mag, einen weiteren Schritt in den Ticketkaufprozess einzubauen, dass es sich aber am Tag der Veranstaltung auszahlen wird, wenn Sie die Informationen aller Teilnehmer parat haben.

Digitalisieren Sie Ihre Tickets

Bei allen Arten von Veranstaltungen sind digitale Tickets heutzutage die bevorzugte Ticketart. Die Portierung Ihrer Tickets auf die Brieftasche Ihres Gastes auf einem mobilen Gerät ist der Weg in das Jahr 2022 und darüber hinaus. 

Sobald die Tickets gekauft wurden, sollten Sie sie per E-Mail an die Gäste senden, damit diese sie ihrer digitalen Brieftasche hinzufügen können. Dies ermöglicht einen reibungslosen Check-in-Prozess, da sowohl der Verlust von Tickets als auch Ticketbetrug ausgeschlossen sind. Außerdem wird der Prozess vereinfacht, indem das Ticket mit einem Barcode-Lesegerät gescannt und der Einlass gewährt wird.

Weg mit den Papierformularen für Veranstaltungen

Seien Sie ehrlich, es ist an der Zeit, mit dem Alten zu gehen und mit dem Neuen zu beginnen. Sie sollten die Zeit der Veranstaltungsbesucher nicht mit einem antiquierten Check-in-Prozess verschwenden, der länger dauert als nötig.

Das Ausfüllen eines Anmeldeformulars in Papierform mag wie eine harmlose Aufgabe erscheinen, aber denken Sie daran, wie viel Zeit Sie sparen, wenn Sie Ihre Veranstaltung modernisieren. 

Einsatz von Event-Kiosken zur Verkürzung langer Warteschlangen

Wie wir bereits erwähnt haben, gehört Papier der Vergangenheit an. Der Event-Kiosk ist eine absolute logistische Notwendigkeit in der modernen Eventplanung. Ihr Check-in-Prozess gibt den Ton für Ihre gesamte Veranstaltung an. Das Letzte, was Sie wollen, sind lange Schlangen und veraltete Prozesse. 

Durch die Einrichtung von Event-Kiosken verkürzen Sie die Zeit, die für den Check-in benötigt wird, auf wenige Sekunden. Die Gäste können ihre Informationen einfach bestätigen oder eingeben und sind dann auf dem Weg. Keine Formulare mehr, keine Suche nach Gästen im System, KEINE LANGEN SCHLITZEN. 

Drucken Sie Veranstaltungsausweise nicht vor, sondern verwenden Sie einen Drucker vor Ort

Eine weitere Möglichkeit, Zeit am Check-in-Schalter zu sparen, ist der Verzicht auf vorgedruckte Veranstaltungsausweise. Mit Druckern vor Ort haben Sie einige Vorteile. Sobald ein Gast eincheckt, kann er seinen eigenen Ausweis ausdrucken und sich auf den Weg machen. Sie müssen keine alphabetisch geordneten Ausweise mehr sortieren, keine verlorenen oder behelfsmäßigen Ausweise beim Check-in und vor allem keine Sortierarbeit für Ihr Veranstaltungspersonal. 

Ausweisdrucker an einem Ort sparen Zeit für alle Beteiligten. Am wichtigsten ist jedoch, dass sie Fehler ausschließen und den Abfall reduzieren, was zu einer nachhaltigeren Veranstaltung führt.

QR-Codes als die ultimative Logistiklösung

Der Einsatz von QR-Codes rund um Ihren Veranstaltungsort ist eine große Hilfe für Ihre potenziellen Teilnehmer. Anstatt sich auf veraltete Veranstaltungspläne und Broschüren zu verlassen, können Sie QR-Codes platzieren, die auf eine optimierte Website mit allen notwendigen Informationen über Ihre Veranstaltung verweisen. 

QR-Codes können auch dafür sorgen, dass jeder über bestimmte Dienstleistungen und Informationen auf Ihrer Veranstaltung Bescheid weiß. Die Bereitstellung von Informationen über Keynotes und Aktivitäten auf Ihrer Veranstaltung und am Veranstaltungsort stellt sicher, dass sie bei der Registrierung und beim Check-in alles haben, was sie brauchen.

Angebot einer Lösungsstation oder eines Helpdesks

Als Veranstalter können Sie fast alles planen, aber wie wir alle wissen, laufen die Dinge selten perfekt. Es ist eine gute Idee, beim Check-in Ihrer Veranstaltung einen zusätzlichen Tisch oder Stand als Helpdesk einzurichten.

Sie können den Teilnehmern noch so viele Informationen zur Verfügung stellen, es können immer noch Probleme auftreten, auch wenn Ihr Check-in-Verfahren noch so rationalisiert ist. Letztendlich ziehen es die Menschen vor, ihre Probleme mit dem Registrierungspersonal zu lösen.  

Ständige Konnektivität und Veranstaltungs-WiFi sind ein Muss

Die unbequeme Wahrheit über die Modernisierung Ihrer Veranstaltung in diesem Ausmaß ist, dass Sie einen ständigen Online-Zugang im Registrierungsbereich Ihres Veranstaltungsortes benötigen. Sie sollten zwar allen Veranstaltungsteilnehmern WLAN zur Verfügung stellen, aber am wichtigsten ist es in Ihrem Registrierungsbereich. 

Sie müssen Ihre Geräte für die Registrierung und Abfertigung von Veranstaltungen sowie Ihre elektronische Ausrüstung stets online halten.

Ermöglichen Sie eine schnelle Vor-Ort-Zahlung

Zu jeder gut besuchten Veranstaltung kommen einige Teilnehmer in letzter Minute. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dies den Prozess nicht verlangsamt. Mit den richtigen Tools für die Veranstaltungsregistrierung, z. B. einem Registrierungskiosk, können Sie die Bezahlung vor Ort einrichten. 

So können sich Gäste, die ohne Eintrittskarten zur Veranstaltung erscheinen, einfach registrieren, Eintritt kaufen und ihre eigenen Ausweise drucken. 

Klare Beschilderung ÜBERALL

Ganz gleich, wie gut Ihr Veranstaltungspersonal geschult ist und wie sehr Sie den Check-in-Prozess vereinfachen, die Menschen brauchen dennoch Orientierung. Stellen Sie sicher, dass alle Registrierungsstationen und Servicebereiche deutlich gekennzeichnet sind. 

Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Veranstaltungsstätte zu betreten und sich verloren und verwirrt zu fühlen.

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