Tipps für die Organisation Ihrer nächsten Konferenz

Durch den Administrator

30. September 2022

Bei der Planung von Veranstaltungen gibt es eine Menge zu beachten. Wenn Sie sich entschieden haben, wo und an welchem Tag Ihre Konferenz stattfinden soll, müssen Sie sich Ihr Budget ansehen und überlegen, welche elektronische Ausrüstung Sie am Tag der Veranstaltung benötigen. Wie können Sie lange Warteschlangen am Check-in vermeiden? Wie können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer sich gut vernetzen können? Wie können Sie die Veranstaltung unterhaltsam und interaktiv gestalten? 

In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre nächste Veranstaltung organisieren und die Erfahrung Ihrer Teilnehmer verbessern können. 

Informationen für die Teilnehmer im Voraus einholen

Der erste Schritt bei der Organisation Ihrer nächsten Konferenz besteht darin, dass Sie beim Verkauf der Eintrittskarten auch die Daten der Teilnehmer im Voraus erfassen. So können Sie sich nicht nur auf die meisten Teilnehmer am Tag der Veranstaltung vorbereiten, sondern ihnen auch alle weiteren Details mitteilen, die sie wissen müssen.

Der beste Weg, mit den Gästen zu kommunizieren, sobald Sie ihre Informationen erhalten haben, ist die E-Mail. Bei schätzungsweise 4 Milliarden E-Mail-Nutzern pro Tag können Sie Aktualisierungen zu Ihrer Veranstaltung an einem Ort platzieren, an dem sie jeden Tag nachschauen. Auf diese Weise können Sie sie auch über Änderungen, Ergänzungen oder weitere Anweisungen vor Ihrer Veranstaltung informieren.

Auf diese Weise können Sie auch Redner und Aktivitäten auf Ihrer Konferenz bewerben und Ihre Marke im Vorfeld vermarkten.

Lange Warteschlangen vermeiden mit Event-Kiosken

Es gibt nichts Enttäuschenderes, als zu einer Veranstaltung zu kommen und eine Check-in-Schlange vorzufinden, die sich um das Gebäude herumzieht. Dies ist in der Regel auf das manuelle Einchecken der Teilnehmer zurückzuführen. Ihre Mitarbeiter können nur eine bestimmte Menge auf einmal bewältigen, und es kostet viel Zeit und Mühe, die Teilnehmer einzutragen, ihre Ausweise zu suchen und sie durch die Konferenz zu führen. 

Zum Glück gibt es eine einfache Lösung für dieses Problem - Event Kiosk. Indem Sie Kioske aufstellen, an denen sich Ihre Teilnehmer einchecken können, nachdem sie zuvor ihre Daten erfasst haben, verkürzen Sie die Minuten, die sie sonst zum Einchecken gebraucht hätten, auf wenige Sekunden. Sie geben einfach ihren Namen ein oder scannen einen QR-Code und drucken sich ihr Namensschild und ihre Karte für die Veranstaltung selbst aus! 

Dieses Verfahren ist auch für Teilnehmer hilfreich, die ihre Eintrittskarten noch nicht gekauft haben, da sie dies nun direkt vor Ort tun können.

Benutzer können ihre eigenen Abzeichen drucken

Drucker für Veranstaltungsausweise sind eine weitere Möglichkeit, eine Menge Zeit zu sparen. Wie bereits erwähnt, ist es sehr zeitaufwändig, wenn Ihre Mitarbeiter die Ausweise für die Teilnehmer suchen müssen. Die Alternative war, die Teilnehmer ihre Ausweise selbst suchen zu lassen. Dies führt zu langen Warteschlangen, da die Teilnehmer ihre Ausweise an den Ausweisbäumen suchen, Teilnehmer nehmen die falschen Ausweise mit, und es führt zu einem weiteren Alptraum, wenn sich die Teilnehmer dafür entscheiden, ihr Ticket am Tag der Veranstaltung zu kaufen und die Mitarbeiter provisorische Ausweise erstellen müssen. 

Das Drucken von Ausweisen vor Ort macht all diese Probleme überflüssig. In Verbindung mit Ihren Check-in-Kiosken können die Benutzer alle ihre Tickets und Informationen finden oder eingeben und ihre Ausweise an Ort und Stelle ausdrucken.  

Interaktiv und benutzerfreundlich gestalten

Kuratierung und Design gehen bei der Planung von Veranstaltungen Hand in Hand. Es kann überwältigend sein, einen Konferenzplan durchzulesen und zu versuchen, alle Veranstaltungen zu finden, an denen man als Gast teilnehmen möchte. Ziehen Sie ein digitales Reiseplan- und Kartensystem in Betracht, das während der gesamten Konferenz über QR-Codes zugänglich ist. Im Zeitalter des Smartphones hat jeder Teilnehmer jederzeit Zugriff auf diese Informationen.

An dieser Stelle kommt die Kuratierung ins Spiel. Gruppieren Sie bei der Erstellung Ihres digitalen Reiseplans die relevanten Redner und Veranstaltungen nach Themen, damit die Teilnehmer genau das finden, was sie interessiert. 

Sie sollten auch dafür sorgen, dass die QR-Codes, die zu Ihrem digitalen Reiseplan führen, die Teilnehmer dazu anregen, Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien zu folgen und über ihre Erfahrungen zu berichten. Dies ist der Schlüssel zum Marketing vor Ort und zu Bewertungen für Ihre Veranstaltung. Es hilft den Teilnehmern, sich einbezogen zu fühlen und fügt Ihrer Veranstaltung ein interaktives Element hinzu, das vor dem Aufkommen des Smartphones fehlte.

Veranstaltungsplanung leicht gemacht mit Choose 2 Rent

Wenn es um die Planung Ihrer nächsten Konferenz geht, ist die Wahl klar. Choose 2 Rent ist einer der führenden internationalen Vermieter von elektronischem Equipment und hat alles, was Sie für die Planung Ihrer Konferenz benötigen.

Befolgen Sie diese und weitere Tipps in unserem Blog, um Ihre nächste Veranstaltung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Teilnehmer das Beste aus ihrem Erlebnis machen. 

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