10 Tipps zur Verwendung von Konferenz-Badges

Durch den Administrator

Aug 24, 2022

Event-Badges sind ein wichtiger Bestandteil jeder Konferenz, bei der das Networking im Mittelpunkt des Tagesprogramms steht. Sie dienen in der heutigen Welt als Hilfsmittel für Einführungen in Räumen voller Menschen, die man vielleicht nicht kennt, und fördern die Interaktion. Ein Veranstaltungsausweis mit dem Namen und den Daten des Teilnehmers dient als Eisbrecher und verringert die Angst vor unangenehmen Bekanntschaften.

Neben der Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, bieten Event-Badges alles von Veranstaltungsinformationen bis hin zum Zugang zur Konferenz und allem, was dazwischen liegt. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Veranstaltungsplanung. In diesem Beitrag geben wir Ihnen 10 Tipps für den Einsatz und die Gestaltung von Event-Badges bei Ihrer nächsten Konferenz und zeigen Ihnen, welche Ausrüstung Sie zur Hand haben sollten, um den Besucherverkehr auf Ihrer Veranstaltung zu optimieren. 

1. Erforderliche Informationen im Voraus einholen

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie alle benötigten Informationen im Vorfeld sammeln. Sie benötigen die Namen der Teilnehmer, ihre Position und andere nützliche Informationen, bevor Ihre Veranstaltung beginnt. Auch wenn das Ausdrucken vor Ort eine praktikable Option ist, spart das Sammeln der Informationen im Voraus Ihrem Veranstaltungspersonal viel Zeit und Arbeit. Erfassen Sie diese Informationen über Online-Formulare, die Sie die Teilnehmer vor der Veranstaltung ausfüllen lassen. 

2. Mit einer Vorlage arbeiten

Es ist wichtig, den Zeitaufwand für die Gestaltung zu reduzieren, indem Sie mit einer Vorlage für Ihre Ausweise arbeiten. Dies minimiert den Zeitaufwand für die eigentliche Erstellung des Ausweises und die Integration von Teilnehmerinformationen. 

3. Branding Ihrer Abzeichen

Das Branding Ihrer Veranstaltung ist der wichtigste Aspekt Ihres Geschäftsmodells, und Veranstaltungsplaketten sind eine hervorragende Gelegenheit für das Branding. Stellen Sie sicher, dass Ihre Marke an prominenter Stelle zu sehen ist. 

4. Sauberes Design

Wie bereits erwähnt, ist die Arbeit mit einer Vorlage ein guter Anfang, und das Branding ist sehr wichtig, aber Sie wollen kein unübersichtliches Durcheinander für ein Veranstaltungsabzeichen. In den meisten Fällen ist es am besten, den Vor- und Nachnamen des Teilnehmers zusammen mit dem Unternehmen und der Position als Teilnehmerinformationen zu verwenden. Links zu sozialen Medien sind ebenfalls wichtig, aber es gibt Möglichkeiten, ein elegantes Design beizubehalten, wie QR- oder Barcodes.  

5. Farbcodierung verwenden

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihrer Veranstaltung verschiedene Teilnehmerschichten oder Personen in unterschiedlichen Positionen in ihren Unternehmen haben. Sie können Ihre Ausweise farblich kennzeichnen, um sie voneinander zu unterscheiden. Dies hilft nicht nur dem Veranstaltungspersonal, sondern bietet auch Networking-Möglichkeiten für Teilnehmer in verwandten Bereichen. Es dient sowohl als Unterscheidungsmerkmal als auch als Gesprächsanlass unter den Teilnehmern. 

6. Informationen zu sozialen Medien einbeziehen

In der heutigen Zeit sind soziale Medien für Ihre Marke ein Muss. Stellen Sie sicher, dass Sie die Links zu Ihren Konten auf der Plakette angeben, entweder auf der Unterseite oder über einen QR-Code, der über ein Barcode-Lesegerät zugänglich ist. 

7. Vor-Ort-Druck verwenden

Der schnellste Weg, um bei Ihrer Veranstaltung Zeit zu sparen, ist der Druck von Namensschildern vor Ort. So müssen Sie die Ausweise nicht im Voraus drucken, sie alphabetisch ordnen, damit die Teilnehmer sie finden können, und lange Schlangen bei der Suche nach den Ausweisen vermeiden. Dadurch werden auch Probleme vermieden, wie z. B. dass Teilnehmer den falschen Ausweis mitnehmen oder dass jemand in letzter Minute ohne Registrierung auftaucht und einen provisorischen Ausweis benötigt. Der Einsatz eines Ausweisdruckers wie des C4000 von Epson in Verbindung mit einem Kiosk für die Veranstaltungsregistrierung erleichtert das Einchecken und stellt sicher, dass alle Teilnehmer einen offiziellen Ausweis erhalten.

8. Lassen Sie die Gäste ihre Informationen bestätigen und bearbeiten

Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie Ihren eigenen Namen auf einem offiziellen Kanal falsch geschrieben haben? Die Quintessenz ist, dass niemand perfekt ist und dass Menschen bei der Übermittlung ihrer Daten manchmal Fehler machen. Mit einem Kiosk für die Veranstaltungsregistrierung vor Ort können die Gäste ihre Informationen bestätigen und bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.  

9. Übersichtlich bleiben, QR-Codes verwenden

Wie bereits erwähnt, können Sie eine Vielzahl von Informationen in ein Event-Badge packen, aber um des eleganten Designs willen sollten Sie das vielleicht nicht tun. Verwenden Sie QR-Codes, um auf notwendige Informationen wie Social-Media-Konten zu verweisen oder um den Zugang einfach zu scannen. Auf diese Weise können Sie mehr Informationen bereitstellen, ohne Platz auf dem Design Ihres Badges zu beanspruchen.

10. Hochwertige Druckqualität sicherstellen

Nicht zuletzt wollen Sie eine hohe Qualität für Ihre Veranstaltungsausweise sicherstellen. Verwenden Sie nur hochwertige Event-Badge-Drucker wie den Epson C4000, um sicherzustellen, dass Ihre Badges sauber und professionell sind. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein minderwertiger Druck, der verschmiert und die Ausweise unleserlich macht oder, schlimmer noch, die Kleidung der Teilnehmer verschmutzt.  

Verwendung von Choose 2 Rent für Veranstaltungsausweisdrucke und Registrierungskioske

Bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung steht Ihnen Choose 2 Rent den Rücken frei. Als landesweit führendes Unternehmen für Veranstaltungsplanung bieten wir Ihnen die gesamte Ausrüstung, die Sie für den Erfolg Ihrer Veranstaltung benötigen, und sorgen dafür, dass die Planung ein Kinderspiel ist. 

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