Tipps für ein erfolgreiches Management der Veranstaltungsregistrierung

Durch den Administrator

22. Juni 2022

Wer druckt schon gerne die Anmeldebestätigung aus? Oder eine halbe Stunde auf den Check-in für die Veranstaltung warten? Und wenn es ein Problem gibt, als Letzter in der Check-in-Schlange zu warten? Die Antwort ist klar: niemand. Eine gute Teilnehmererfahrung bei einer Veranstaltung beginnt mit einem schnellen, einfachen und problemlosen Check-in.

Eine langsame Registrierung führt dazu, dass die Teilnehmer die Veranstaltung müde und gereizt betreten, vor allem, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt. Nutzen Sie stattdessen den Check-in, um Ihren Gästen einen guten Eindruck zu vermitteln. 

Sie werden die Veranstaltung mit Freude betreten und ein kollaboratives Umfeld schaffen, eine Stimmung, die den ganzen Tag anhalten kann. Kombinieren Sie dies mit einem mobilfreundlichen Test, um Feedback zu sammeln, und Sie sind bereit für den Erfolg!

Es ist auch wichtig, ein Anmeldeverfahren für Teilnehmer bereitzustellen, die ohne Bestätigung oder vorherige Registrierung zur Veranstaltung kommen. Durch eine frühzeitige Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass keine Daten verloren gehen, und Sie können dasselbe personalisierte Check-in-System anbieten wie alle anderen. 

Hier sind 12 Tipps für ein schnelles und unvergessliches Check-in-Erlebnis:

1. Information des Teilnehmers 

Dieser erste Tipp bezieht sich nicht auf den Check-in, sondern auf die Zeit vor dem Tag der Veranstaltung. Um das Anmeldeverfahren zu vereinfachen, senden Sie allen Teilnehmern einige Tage vor Beginn der Veranstaltung eine E-Mail mit der Anmeldebestätigung und den Check-in-Daten. Machen Sie es noch einfacher, indem Sie einen QR-Code beifügen. Diesen können Sie schnell mit dem Handy scannen, um sich anzumelden.

2. Reservieren Sie den Platz

Entwerfen Sie einen Zugangsbereich, in dem die Teilnehmer Platz haben, um sich anzumelden, einzuchecken und sich bei Bedarf bequem anzustellen. Berücksichtigen Sie den Platz, den Sie für die Ausrüstung, das Veranstaltungspersonal und die angemeldeten Personen benötigen. Um Probleme mit dem WLAN während des Ablaufs zu vermeiden, sollten Sie immer mehrere Verbindungen als Alternative vorbereiten. 

3. Einen Plan B vorbereiten

Was ist, wenn ein Teilnehmer den QR-Code oder die Bestätigung vergisst? Was ist, wenn das Scan-Gerät den Code nicht erkennt? Was ist, wenn er nicht registriert ist?

Dies sind alles Aspekte, die im Vorfeld zu berücksichtigen sind. Entwerfen Sie ein Verfahren für diese Situation, das für den Teilnehmer klar ist. Achten Sie darauf, dass es schnell geht und dennoch eine Akkreditierung und Speicherung aller Daten während des Prozesses möglich ist. Ideal ist ein flexibles System, das es Ihnen ermöglicht, Teilnehmer in Echtzeit mit Ihrer Registrierung zu bearbeiten und hinzuzufügen.

4. Beschleunigung des Registrierungsprozesses

Bieten Sie einen schnelleren Zugang, z. B. mit unserem QR-Scan-System, damit die Teilnehmer schnell und effizient einchecken und ihre Ausweise erhalten können. Diese Technologie kann auch direkt in Ihren Registrierungsprozess integriert werden, um alle Daten in Echtzeit zu aktualisieren. 

5. Lächeln für die Kamera

Nutzen Sie die Technologie der Gesichtserkennung, um den Zugang zu Ihren Veranstaltungen noch schneller zu gestalten. Mit unserer Technologie geben die Teilnehmer bei der Registrierung ein Foto ab und werden beim Check-in von Kameras erkannt. Innerhalb von 9 Sekunden können die Teilnehmer ihre gedruckten Ausweise erhalten. Die Teilnehmer müssen kein Bestätigungsdokument mit sich führen oder vorlegen, um Zugang zur Veranstaltung zu erhalten. Darüber hinaus wird Ihre Veranstaltung um moderne technologische Funktionen erweitert.

6. Details sind wichtig

Nutzen Sie die Badges, um persönliche Informationen über das Programm, das Wi-Fi-Passwort oder den Hashtag der Veranstaltung direkt auf den Badges anzubringen. Was, wenn Sie verschiedene Kategorien von Teilnehmern haben und diese unterscheiden möchten? Bereiten Sie für jede Kategorie andere Modelle mit unterschiedlichen Designs, Farben und sogar QR-Codes für die Zugangskontrolle in den Räumen vor.

7. Bereiten Sie die Antworten für die Mitarbeiter Ihres Veranstaltungsplaners vor

Überlassen Sie nichts dem Zufall! Erstellen Sie ein FAQ-Blatt für Ihre Mitarbeiter, um den Teilnehmern zu helfen und ihre Fragen zu beantworten. Dieses Blatt kann Raumstandorte, Sitzungspläne oder Notfallkontakte enthalten. 

8. Getrennte Geschenke und Schlüsselbänder 

Halten Sie Begrüßungstaschen und Schlüsselbänder vom Check-in fern. So vermeiden Sie ein großes Gedränge am Eingang und eine doppelte Wartezeit für die Teilnehmer. Stellen Sie für die Schlüsselbänder einen separaten Tisch neben dem Bereich für den Ausweisdruck auf und leiten Sie die Teilnehmer hierher, sobald sie ihre Ausweise erhalten haben. 

9. Begrüßung und Organisation des Eingangs

Geben Sie den Teilnehmern das Gefühl, willkommen zu sein, und bieten Sie klare Anweisungen. Bei großen Veranstaltungen ist es üblich, die Warteschlangen durch Oberleitungen zu leiten. Sie können den Zugang jedoch beschleunigen, indem Sie die Teilnehmer an die richtige Schlange leiten und sie bitten, ihre Unterlagen für den Zugang zur Veranstaltung bereitzuhalten. 

10. Schilder weisen den Weg

Gute Veranstaltungsplaner verhindern stets, dass sich Teilnehmer verirren. Verwenden Sie eine Beschilderung, um die Routen sichtbar zu machen, und stellen Sie Karten in den Willkommenstaschen bereit, damit die Teilnehmer diese Informationen jederzeit abrufen können. Eine weitere Möglichkeit wäre eine Veranstaltungsanwendung, über die die Teilnehmer diese Informationen abrufen können.

11. Nutzen Sie die Vorteile von Veranstaltungssoftware

Möchten Sie den ROI Ihrer Veranstaltung maximieren? Dann tun Sie sich einen Gefallen und nutzen Sie bei der Planung und Verwaltung Ihrer nächsten Veranstaltung die Vorteile einer Veranstaltungssoftware und eines Veranstaltungskiosks. Mit diesem Tool sparen Sie Zeit (im Durchschnitt sparen Unternehmen, die Veranstaltungssoftware einsetzen, 223 Stunden pro Jahr) und schaffen ein einheitliches Markenerlebnis für jeden Ihrer Teilnehmer.

12. Messung mit einem mobilfreundlichen Test

Für Veranstaltungsplaner ist die Messung des ROI einer Veranstaltung ein wichtiges Verfahren. Schließlich kann man nicht genau feststellen, ob eine Veranstaltung erfolgreich ist oder nicht, ohne zu wissen, was das Unternehmen im Gegenzug für all die Zeit, den Aufwand und die Kosten, die in die Organisation der Veranstaltung geflossen sind, erhält.

Leider ist es nicht immer einfach, den ROI einer Veranstaltung zu ermitteln, aber einige Tools können dabei helfen. So können Sie beispielsweise mobilfreundliche Tests für die Teilnehmer, umfassende Veranstaltungsplattformen, Attributionsplattformen wie Google Analytics und die CRM-Software Ihres Unternehmens nutzen, um den ROI einer Veranstaltung zu ermitteln.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass Ihr Ziel darin bestehen sollte, mit Ihren Veranstaltungen einen Mehrwert zu schaffen und nicht nur einen unmittelbaren finanziellen Gewinn zu erzielen. Eine Veranstaltung, die zwar Geld verliert, aber viele hochwertige Leads generiert, kann dennoch als erfolgreich angesehen werden.

Denken Sie immer an die Teilnehmer

Die Menschen wollen, dass ihre Registrierung schnell und mühelos vonstatten geht. Wenn Sie Ihren Teilnehmern kein positives Registrierungserlebnis bieten können, ist Ihre Veranstaltung gescheitert, bevor sie begonnen hat. 

Die Veranstaltung beginnt am Eingang, und wir alle wissen, wie wichtig ein guter Start ist. Bei Choose 2 Rent haben wir uns auf die Implementierung von Technologie bei Veranstaltungen spezialisiert, um unvergessliche Erlebnisse zu schaffen. Wenden Sie sich an uns, um einen innovativen und effizienten Zugang zu gestalten, der es Ihnen ermöglicht, mehr Informationen über Ihre Teilnehmer zu sammeln.