Alles, was Sie wissen müssen, um die Registrierung für Konferenzveranstaltungen zu verbessern

Durch den Administrator

28. Juni 2022

Bei der Planung einer Veranstaltung ist die Registrierung eine der wichtigsten logistischen Aufgaben, die Sie bewältigen müssen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Registrierung für Konferenzveranstaltungen zu verbessern. 

Die Art und Weise, wie Sie bei der Registrierung vorgehen, kann über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung entscheiden. Auch wenn es sehr einfach erscheint, steckt in der Registrierung viel Liebe zum Detail.

Ein unzureichendes Anmeldeverfahren kann die Stimmung der Teilnehmer für die gesamte Veranstaltung beeinträchtigen und sie sogar ganz von der Teilnahme abhalten. 

Zum Glück gibt es heute viele hochmoderne Hilfsmittel und Systeme, die den Registrierungsprozess einfach, leicht und effizient gestalten können. Dazu gehören eine Vielzahl von Druckern für Veranstaltungsausweise und All-in-One-Lösungen wie ein Kiosk für die Veranstaltungsregistrierung. 

Im Zeitalter der Technologie müssen Kioske für die Veranstaltungsregistrierung über die notwendigen Funktionen verfügen, wie z. B. Konnektivität. In diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um einen Drucker für Veranstaltungsausweise oder einen Registrierungskiosk auszuwählen, der Ihren Registrierungsprozess verbessert.

Was ist ein Veranstaltungsregistrierungskiosk?

Ein Veranstaltungsregistrierungskiosk ist eine Selbstbedienungslösung für den Check-in. Anstatt eine Anmeldeliste durchzusehen und vorgedruckte Namensschilder zu haben, bietet ein Kiosk eine effizientere Möglichkeit für die Teilnehmer, vor Ort einzuchecken und ihre Schilder auszudrucken. 

Diese Selbstbedienungskioske ähneln denen, die man in Kliniken oder an Flughäfen findet. Das System ermöglicht es den Menschen, sich mit Hilfe von Touchscreens schnell für Meetings, Konferenzen oder Veranstaltungen anzumelden, indem sie einen Namen suchen oder einfach einen QR-Code scannen. 

Diese Kioske für die Veranstaltungsregistrierung sind in Bezug auf die Funktionalität ein Lebensretter für die Organisatoren. Da diese All-in-One-Lösungen Namensschilder vor Ort drucken können, entfällt ein Großteil des Ärgers, der mit dem Vorabdruck von Namensschildern verbunden ist, einschließlich Rechtschreibfehler, Änderungen in letzter Minute oder verspätete Registrierungen. 

Wenn Sie diese Kioske in Ihren Veranstaltungsregistrierungsprozess integrieren, können Sie sich in Echtzeit einen Überblick über die Anwesenheitsdaten verschaffen. 

Warum Sie einen Kiosk für die Veranstaltungsregistrierung mieten sollten

Der Verleih von Event-Kiosken ist für mittlere bis große Veranstaltungen wie Messen und Konferenzen von großem Nutzen. Immer mehr Organisatoren und Planer erkennen, wie effizient diese Registrierungssysteme sein können und wie sie das Gesamterlebnis der Teilnehmer verbessern können. Darüber hinaus kann das Mieten eines dieser Kioske wesentlich kostengünstiger sein als der Kauf. 

Diese Systeme sind unglaublich vielseitig und bieten die folgenden Vorteile: 

• Selbstbedienungs-Check-in: Dies kann sich als sehr nützlich erweisen, insbesondere bei großen Konferenzen, bei denen viele Teilnehmer über einen längeren Zeitraum einchecken müssen. Wenn Sie die Teilnehmer über dieses Verfahren informieren, können sie sich so flexibel wie möglich anmelden. 

• Verbessern Sie das Erlebnis für die Teilnehmer: Da es sich um ein Selbstbedienungssystem handelt, kann es das Einchecken und das Drucken von Ausweisen in Sekundenschnelle und an Ort und Stelle vereinfachen. Dies kann zu einer positiven Erfahrung führen und den Ton für den Rest der Veranstaltung angeben. Mit dieser Sicherheit können Sie mehr Zeit und Ressourcen für andere Aspekte der Veranstaltung aufwenden. 

• Sparen Sie Zeit und Personal: Da die Kioske für die Veranstaltungsregistrierung eine Vor-Ort-Lösung sind, können sie den Zeitaufwand für die Erstellung und den Druck von Ausweisen verringern. In diesem Fall können die Ausweise im Voraus entworfen oder sogar per Fernzugriff über das Back-End geändert werden. Der gesamte Druck kann vor Ort und auf Abruf erfolgen, was bedeutet, dass Sie den Abfall reduzieren und die Druckkosten für die Teilnehmer begrenzen können. Und da es sich um eine Selbstbedienungsplattform handelt, benötigen Sie kein zusätzliches Personal vor Ort.

• Genaue Daten: Durch die Integration eines solchen Systems in Ihre Lösung für die Veranstaltungsregistrierung können Sie aktuelle Daten über die Teilnehmerzahlen erhalten. Dadurch erhalten Organisatoren die nötigen Einblicke in die Anwesenheit und Registrierung von Veranstaltungen. 

• Bessere Entscheidungen bei der Veranstaltungsplanung: Eine automatisierte Registrierungslösung kann Organisatoren dabei helfen, die Veranstaltungsdaten optimal zu nutzen. Sie erhalten beispielsweise einen Einblick in die Art der Teilnehmer und wie diese im Vergleich zur ursprünglichen Anzahl der Registrierungen abschneiden. Anhand dieser Art von Echtzeitinformationen können die Organisatoren am Tag der Veranstaltung entscheiden, wann ein Essen serviert werden soll oder ob alle VIP-Gäste eingetroffen sind. Darüber hinaus sagen diese Daten auch etwas über den Gesamterfolg der Veranstaltung aus. 

• Digitale Beschilderung: Kioske können bei großen Tagungen oder Kongressen auch als Beschilderung dienen, indem sie strategisch im gesamten Veranstaltungsbereich positioniert werden, um die Teilnehmer zu den richtigen Räumen zu führen. 

• Drahtloser Internetknotenpunkt: In den Pausen können die Teilnehmer diese Plattformen nutzen, um im Internet nach lokalen Sehenswürdigkeiten oder Restaurantvorschlägen zu suchen und andere Aufgaben zu erledigen, z. B. ihre E-Mails abzurufen. 

Funktionalität, Konnektivität und andere wichtige Merkmale 

Event-Kioske sind in der Regel mit vielen Funktionen ausgestattet, die über Ihre Registrierungsanforderungen hinausgehen und Ihren Gästen große Vorteile bieten. Dazu gehören unter anderem Funktionen wie eine drahtlose Internetverbindung, Barcode- und QR-Code-Scanner, NFC-Lesegeräte und sogar kontaktlose Zahlungssysteme.

Bei Choose 2 Rent bemühen wir uns, umfassende Lösungen anzubieten, die alle Ihre Registrierungsanforderungen abdecken. Unser Event-Kiosk verfügt über ein innovatives Design und hochmoderne Funktionen, die Funktionalität und Flexibilität bieten, ohne zu viel Platz zu beanspruchen.

Unser Event-Kiosk ist mit Ausweisdruck, QR-Code-Scanner, RFID-Leser, Zahlungsterminal und iOS- oder Windows-basierten Softwareanwendungen ausgestattet.

Wir bieten auch eine Vielzahl von Branding-Optionen für unsere Event-Kioske, damit Sie Ihr Check-in-System individuell gestalten und optimal nutzen können. Schließlich kann dies einen großen Unterschied machen und einen lang anhaltenden positiven Eindruck bei Ihren Teilnehmern hinterlassen. 

Wenn Sie nach anderen Lösungen wie Namensschilddruckern suchen, sind Sie bei uns richtig. Ganz gleich, ob Sie ein Papier- oder Kunststoffschild, Klebeetiketten oder Armbänder benötigen, unser Angebot an Mietdruckern bietet Ihnen Lösungen vor Ort, vom Bluetooth-Druck über Thermodruck bis hin zum Laserdruck und mehr.

Unsere Produkte und Dienstleistungen stehen Ihnen zur Verfügung, damit die Registrierung Ihrer Veranstaltung reibungslos verläuft. Nennen Sie uns Ihre Bedürfnisse und wir helfen Ihnen gerne dabei, die beste Entscheidung für Sie und Ihre Gäste zu treffen, also zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!