Veranstaltungs-Promotion-Tools: Die 10 besten Tools für Event-Manager

Durch den Administrator

Jan 11, 2022

Wir wissen, wie stressig und schwierig die Planung einer Veranstaltung sein kann. Es gibt so viel vorzubereiten und im Auge zu behalten... das ist einfach überwältigend. 

Hier bei Choose 2 Rent bemühen wir uns, die Veranstaltungen unserer Kunden so reibungslos wie möglich zu gestalten, indem wir Geräte für den Check-in und die Veranstaltungsregistrierung vermieten, und heute helfen wir Ihnen bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung mit unseren empfohlenen Werbemitteln. 

Diese Event-Promotion-Tools werden Ihr Leben als Event-Manager mit Sicherheit einfacher machen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Event-Tools für das Event-Management, die Überwachung der Kommunikation und der Beziehungen vor und nach Ihrer Veranstaltung sowie Tools speziell für virtuelle Veranstaltungen vor.

Tools für die Planung einer Veranstaltung

Google Kalender.

Die wichtigste App, mit der Sie beginnen sollten, ist Google Calendar, ein großartiges Tool zur Planung und Kontrolle aller Phasen Ihrer Veranstaltung.

Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Kalender auf verschiedene Arten zu erstellen und anzuzeigen: nach Monat, Woche oder Tag. Diese Anwendung ist als App für IOS und App für Android verfügbar. 

Sie können Aufgaben und Ereignisse erstellen und speichern. Es sucht nach verfügbaren Tagen in Ihrer Agenda, wenn Sie Besprechungen oder Aufgaben hinzufügen müssen, und kann mit Daten aus Ihrer mobilen Agenda synchronisiert werden.

Eventbrite

Eventbrite ist zu einer unverzichtbaren Plattform für die Erstellung, Verwaltung, Buchung und den Verkauf von Veranstaltungstickets geworden. Sie ist kostenlos und einfach zu verwalten und zugänglich, sowohl für die Erstellung von kostenlosen Veranstaltungen als auch für die Verwaltung von kostenpflichtigen Veranstaltungen und Ticketreservierungen, für die eine kleine Provision erhoben wird. 

Es informiert Sie jederzeit über die Anzahl der verkauften Tickets und die verfügbare Kapazität. Sie können Nachrichten anpassen, Tickets gestalten und QR-Codes für den Zugang und die Registrierung generieren.

Die Anwendung ermöglicht es Ihnen auch, individuelle Rabatte zu erstellen und zeigt Ihnen immer eine Übersicht über Tickets, Zahlungen, Buchungen und Umsatzstatistiken. Eventbrite ist die Zukunft der Online-Veranstaltungsverwaltung, denn es ermöglicht Ihnen auch, die Liste der Anmelder und Interessenten in CSV-Dateien zu exportieren oder sie in E-Mail-Marketing-Systeme wie Mailchimp oder Mailrelay zu integrieren.

Bevy

Bevy ist ein nützliches Tool für die Organisation von Gemeinschaftsveranstaltungen, ob persönlich oder virtuell. Es ist eine umfassende Plattform für die Planung, Förderung und Durchführung aller Arten von Veranstaltungen. Es ermöglicht Ihnen auch Analysen, um das Gesamtbild zu sehen, und lässt sich mit anderen Tools integrieren.

Tools zur Überwachung eines Ereignisses

Sprout Social

Sprout Social ist ein Premium-Tool, mit dem Sie alle Konversationen und Interaktionen rund um Ihre persönliche Marke oder Ihr Unternehmen überwachen und auf einer einzigen Plattform sammeln können.

Mit Sprout Social können Sie Facebook, Twitter, Google+, Linkedin, etc. integrieren. Und die Antworten in jedem dieser Netzwerke verwalten. Ideal, wenn Sie Arbeitsteams haben, da Sie benachrichtigt werden, wenn eine Frage oder Interaktion beantwortet wurde oder nicht.

Hootsuite

Hootsuite ist eine der vielseitigsten Anwendungen für die gleichzeitige Überwachung mehrerer sozialer Netzwerke und Arbeitsteams. In der kostenlosen Version können Sie bis zu 3 soziale Netzwerke und mehrere Anwendungen einbeziehen, die nach Spalten organisiert sind, die es Ihnen ermöglichen, zu sehen, was über Ihre Marke und den Hashtag Ihrer Veranstaltung gesagt wird und Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken mit den entsprechenden Formaten für jedes von ihnen zu planen.

Die Premium-Version ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Teams, bis zu 10 soziale Netzwerke, Echtzeit-Statistiken, automatische Planung und die Integration mit Kommunikationssystemen und Websites.

Salesforce

Salesforce ist eine leistungsstarke CRM-Software (Customer Relationship Management), die sich auch in eine Vielzahl anderer Tools integrieren lässt. Sie hilft Ihnen, neue Leute zu erreichen, mit ihnen in Kontakt zu bleiben und die Beziehung zu ihnen zu pflegen, sowohl vor als auch nach Ihrer Veranstaltung.

Marketo

Marketo ist ein wichtiger Akteur in der Welt des E-Mail-Marketings, wie Salesforce, es ist eine großartige Möglichkeit, um Menschen über Ihre Veranstaltung zu erreichen. 

Das Besondere an Marketo ist die Möglichkeit, das Verhalten bestimmter Zielgruppen zu erkennen und Kampagnen entsprechend auszurichten. Wenn die Veranstaltung, an der Sie arbeiten, auf die potenziellen Kunden abzielt, mit denen Sie in Kontakt treten und sie dazu anregen möchten, in die Verkaufsphase überzugehen, dann ist Marketo ideal.

Beste Event-Promotion-Tools für virtuelle Veranstaltungen

Hopin

Was Hopin zu einem der besten Tools für die Verwaltung einer virtuellen Veranstaltung macht, ist, dass es ein All-in-One-Tool ist, das darauf abzielt, die Erfahrung und die Vorteile der Teilnahme an einer Konferenz ohne die Kosten und andere Hindernisse wie Reisen, Logistik und Umweltbelastung zu replizieren. Obwohl es auch für die Durchführung von hybriden Veranstaltungen geeignet ist.

Die Plattform ermöglicht es den Sitzungsteilnehmern, auf neue Weise online in Kontakt zu treten, virtuelle Visitenkarten auszutauschen und nach einer Veranstaltung eine Zusammenfassung ihrer Verbindungen zu erhalten. Während der Veranstaltung können Präsentationen geteilt, Chats geführt, individuelle Räume für private Besprechungen eingerichtet und das Verhalten der Teilnehmer verfolgt werden, um Metriken und Leistungsberichte zu erhalten, neben anderen Optionen. Außerdem verfügt es über eine App zur Verbesserung der Zugänglichkeit, bietet die Möglichkeit, die Oberfläche von Präsentationen anzupassen und eine Veranstaltung mit bis zu 100.000 Personen zu teilen, und unterstützt 10 Sprachen.

Es gibt einen kostenlosen Plan für bis zu 100 Registrierungen (für jede bezahlte Registrierung wird eine Provision von 15 % berechnet) und dann Abonnementpläne ab 87,03 €/Monat.

MeetMaps

MeetMaps organisiert seit 2013 virtuelle Veranstaltungen. Von Barcelona aus haben sie eine All-in-One-Software entwickelt, um digitale Veranstaltungen für alle Bereiche zu erstellen. 

Zu den Funktionen gehören u. a. die Verbindung Ihres Streaming für die Präsentationen mit einer vollständig angepassten und personalisierten Plattform; Gruppenchats und Live-Abstimmungen, so dass die Teilnehmer den Experten über ihre Mobiltelefone Fragen stellen und ihre Stimme abgeben können; eine private Agenda mit parallelen Sitzungen zum Streaming und 1-zu-1-Treffen per Video zur Förderung der Vernetzung. Dies ist die Technologie, die wir für die Organisation unserer nächsten Epayments-Veranstaltung gewählt haben.

Neben den traditionellen virtuellen Veranstaltungen bietet es auch 3D-Meetings in einem maßgeschneiderten Raum und virtuelle Messestände an.

Walcon

Walcon ist spezialisiert auf die Organisation von 2D-, 3D-, VR- und Webinar-Veranstaltungen und sogar Street View 360º. Mit seiner Technologie schafft es virtuelle Umgebungen, die die Räume und Funktionalitäten der Messen oder Veranstaltungen reproduzieren, in denen Besucher und Aussteller durch einen digitalen Avatar vorgestellt werden, der es ihnen ermöglicht, per Stimme oder Chat mit allen Teilnehmern zu kommunizieren.

Es bietet unter anderem exklusive Bereiche für das Branding, eine Landung für die Veranstaltungsregistrierung, die Möglichkeit der Simultanübersetzung, Konferenzen, moderierte Gespräche und runde Tische, Einblendung von Informationen über die Veranstaltung, Teilnahmebescheinigung, Teilnahmeanalyse, Sprachinteraktion zwischen Rednern und Teilnehmern, mit der Option von 3D-Raumklang und privaten Audiozonen.