Zeitleiste für Veranstaltungswerbung: Timing Ihrer Event-Marketing-Strategie

Durch den Administrator

22. November 2021

Eine gute Organisation ist zwar eine wichtige Voraussetzung für eine gelungene Veranstaltung, aber auch das Timing spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg. Wenn Sie Erfahrung mit der Planung einer großen oder kleinen Veranstaltung haben, wissen Sie, dass die Planung des Timings für eine erfolgreiche Veranstaltung von entscheidender Bedeutung ist. Selbst bei der besten Planung gibt es immer wieder Schluckauf oder unvorhergesehene Umstände, die sich auch auf den Zeitplan Ihrer Veranstaltung auswirken können.

Auch wenn Sie als Veranstaltungsplaner viel zu tun haben, z. B. mit der Technik und den Räumlichkeiten, so ist doch eines der wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Veranstaltung, dass die Menschen von ihr erfahren. Marketing ist ein wichtiger Bestandteil, um Ihre Veranstaltung in den Kalendern der Menschen zu verankern. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Marketingstrategie für Veranstaltungen so planen können, dass die Veranstaltung gut besucht ist.

10 Monate vor der Veranstaltung

Auch wenn 10 Monate Vorbereitungszeit für Veranstaltungen zu lang erscheinen mögen, so ist dies doch eine hervorragende Möglichkeit, die Mitarbeiter zu informieren, die möglicherweise reisen müssen, und Ihr Team mit den ersten Schritten der Veranstaltungsplanung zu beginnen.

Frühzeitig mit der Planung beginnen

Wir alle wissen, dass eine rechtzeitige Planung der beste Weg ist, um Ihr Eventmarketing zu gestalten. Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihre Vorgesetzten, um herauszufinden, welche Veranstaltungen in der Zukunft anstehen. Auch wenn Sie noch nicht alle Details kennen oder sogar schon einen Veranstaltungsort unter Vertrag haben, können Sie die Idee im Kopf behalten und so die Kreativität anregen. 

6-8 Monate vor der Veranstaltung

Bei Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre wichtigsten Kunden frühzeitig von Ihrer Veranstaltung erfahren. Kleinere Veranstaltungen mit ein paar hundert Personen können mit der Bekanntgabe von Details warten, da sie weniger Zeit für die Planung benötigen.

Laden Sie Ihr Zielpublikum ein

Während einige Veranstaltungen ein breites Spektrum an möglichen Teilnehmern haben, haben selbst die größten Veranstaltungen eine Zielgruppe. Bestimmen Sie, welche Art von Personen am ehesten an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchte. Wenn Sie eine Geschäftskonferenz veranstalten, werden Ihre Gäste höchstwahrscheinlich geschäftlich orientierte Menschen sein, die viel zu tun haben und oft auf High-Tech-Marketing reagieren. 

Wenn Sie eine Veranstaltung für wohltätige Zwecke ausrichten, benötigt Ihr Zielpublikum möglicherweise originellere Formen des Marketings wie Flyer, Postkarten und Ausdrucke. Die Kenntnis Ihrer Zielgruppe ist wichtig, um zu entscheiden, welche Art von Marketing Sie für die Veranstaltung benötigen.

Einrichten einer Veranstaltungs-Website

Die Besucher selbst der kleinsten Veranstaltungen erwarten oft, dass es eine Website zu der Veranstaltung gibt. Eine Veranstaltungswebsite ist ein großartiges Organisationsinstrument, mit dem Sie Registrierungen sammeln, Fragen beantworten und die Kommunikation mit allen Beteiligten sicherstellen können. Auch wenn die Pläne für die Veranstaltung noch nicht in Stein gemeißelt sind, können Sie eine Mini-Website erstellen, die einen Ausgangspunkt darstellt.

Partner zur Teilnahme auffordern

Sponsoren, Anbieter und Partner sollten mindestens 6 Monate vor der Veranstaltung kontaktiert werden. Denken Sie daran, dass diese Organisationen Zeit brauchen, um zu planen, und je mehr Zeit Sie ihnen geben, desto besser wird es sein. Legen Sie Sponsorenebenen fest und öffnen Sie Verkäuferbereiche für diejenigen Unternehmen, die gut zu Ihrer Zielgruppe passen.

2-3 Monate vor der Veranstaltung

Die Bekanntmachung in den Medien und die Nutzung sozialer Netzwerke sind eine gute Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu vermarkten.

Weitergabe an die Medien

Pressemitteilungen sind eine gute Möglichkeit, den Ball ins Rollen zu bringen, wenn es um die Vermarktung Ihrer Veranstaltung geht. Die Medien wollen wissen, was in der Gemeinde los ist, und kündigen Ihre Veranstaltung vielleicht sogar kostenlos an. Tragen Sie Ihre Veranstaltung in die Kalender von Handelskammern, Radiosendern, Kirchen und Gemeindegruppen ein. 

Soziale Netzwerke und E-Mail nutzen

Wecken Sie Interesse und nutzen Sie die FOMO (Angst, etwas zu verpassen), um die Registrierungen zu steigern und die Teilnehmer zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu bewegen. Veröffentlichen Sie Beiträge auf allen wichtigen Social-Media-Seiten und versenden Sie E-Mails, um Ihre E-Mail-Liste zur Registrierung einzuladen. 

Seien Sie jedoch vorsichtig mit der Anzahl der E-Mails, die Sie über Ihre Veranstaltung versenden. Es ist ein schmaler Grat zwischen der Aufrechterhaltung des Interesses und der Belästigung der Teilnehmer, so dass sie sich abmelden.

Planen Sie Ihren Bedarf an Vor-Ort-Registrierung

Arbeiten Sie mit Choose 2 Rent zusammen, um Ihren Bedarf an Namensschildern, Sitzungsscannern und Lead-Scannern zu planen. Die Planung 2 - 3 Monate im Voraus stellt sicher, dass Sie die richtige Menge an Ausrüstung vor Ort haben, genug Zeit, um das Branding auf Ihren Namensschildern anzubringen und alle Techniker vor Ort von Choose 2 Rent für Ihre Veranstaltung zu blockieren. 

1 Woche vor der Veranstaltung

Fügen Sie in der Woche vor Ihrer Veranstaltung einige zusätzliche Funktionen hinzu, um die Teilnehmer zu begeistern und möglicherweise einige Registrierungen in letzter Minute zu erhalten.

Erstellen Sie ein Highlight-Video

Fügen Sie ein Video Ihrer letzten Veranstaltung wie dieser zu Ihrem YouTube-Kanal hinzu und teilen Sie das Video auf sozialen Netzwerken und per E-Mail. Wenn diese Veranstaltung neu für Sie ist, sollten Sie ein Video mit den Highlights Ihrer Redner, Unternehmen, Anbieter oder sogar des Veranstaltungsortes erstellen, um die Leute zu begeistern und über Ihre Veranstaltung zu sprechen.

Live auf sozialen Netzwerken gehen

Lassen Sie Ihren Gastgeber live auf Social-Media-Kanäle gehen, um die Begeisterung und Beteiligung Ihrer Gäste zu steigern. Zeigen Sie ihnen alles, was hinter den Kulissen passiert, um ihr Interesse zu wecken und Registrierungen in letzter Minute zu erhalten.

Auf Probleme vorbereiten

Keine Veranstaltung läuft reibungslos ab. Es gibt immer etwas, ob groß oder klein, das auf eine Weise passiert, die Sie vielleicht nicht erwartet haben. Es ist wichtig, sich Gedanken über die möglichen Stolpersteine der Veranstaltung zu machen und einen (oder zwei) Ausweichplan zu haben, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung trotz aller Probleme reibungslos verläuft.

Tag der Veranstaltung

Es ist Showtime! All Ihre Planung und harte Arbeit sollten sich am Tag der Veranstaltung auszahlen. Dies ist ein Moment, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter alle Hände voll zu tun haben. Es ist wichtig, einen minutengenauen Zeitplan für den Tag zu erstellen und jedem eine klare Aufgabe für den Tag der Veranstaltung zu geben. 

Woche nach der Veranstaltung

Unabhängig davon, wie Ihre Veranstaltung gelaufen ist, ist es wichtig, sich bei Ihren Gästen, Partnern und Anbietern zu bedanken, die dazu beigetragen haben. Schicken Sie eine kurze Follow-up-E-Mail und eventuell eine kurze Umfrage, damit Ihre nächste Veranstaltung noch besser wird. Wenn Ihre Veranstaltung jährlich stattfindet, können Sie zu diesem Zeitpunkt auch die Termine für das nächste Jahr bekannt geben.

Auch hier gilt: Veranstaltungen gibt es in vielen verschiedenen Größen und Varianten. Auch wenn Sie ein kleiner Veranstaltungsplaner sind, der sich auf Hochzeiten und Firmenveranstaltungen konzentriert, heißt das nicht, dass Sie den Zeitplan für die Veranstaltungswerbung nicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Bei besonders großen Veranstaltungen müssen Sie den Zeitplan für die Veranstaltungswerbung möglicherweise erweitern, damit er besser zum Umfang Ihrer Veranstaltung passt. 

Choose2Rent ist bereit zu helfen, egal welche Art von Veranstaltung Sie planen. Von Temperatur-Scannern über Event-Wifi bis hin zum iPad-Verleih, Choose2Rent hat alles für Sie. Kontaktieren Sie Choose2Rent noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie einfach sie Ihnen die Veranstaltungstechnik abnehmen können.